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Urlaub Fehlzeiten

Urlaub beantragen und genehmigen

Standardmäßig tragen in LogMyTime die Mitarbeiter ihren Urlaub selbst ein. Es wird davon ausgegangen, dass die eingetragenen Urlaube vorher abgesprochen wurden oder nachträglich in einem informellen Prozess kontrolliert werden.

Gerade in manchen großen Teams ist jedoch ein formellerer Prozess nötig. Daher können in LogMyTime auf Wunsch auch Urlaube durch Mitarbeiter beantragt und dann durch Administratoren freigegeben werden.

Einmalige Vorbereitung durch den Administrator

Falls Sie bislang keine Urlaubstage erfassen:

Schalten Sie die Erfassung von Fehlzeiten und Urlaubstagen ein und machen Sie sich mit der Funktion vertraut.

Vorbereitung in den Firmenweiten Einstellungen

Stellen Sie auf der LogMyTime Webseite ein, dass nicht alle Mitarbeiter direkt alle Fehlzeiten selbst buchen können.

Gehen Sie zu:

Verwaltung - Firmenweite Einstellungen - Überstunden, Sollarbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub - Einstellungen zu diesem Modul ändern

In diesem Formular treffen Sie die folgenden Voreinstellungen:

Damit Sie und der jeweiligeMitarbeiter über den eingehenden, genehmigten oder abgelehnten Urlaubsanträge informiert werden, wählen Sie bitte

  • Soll eine E-Mail-Benachrichtigung versandt werden, wenn Fehlzeiten erfasst, geändert oder gelöscht werden? = Ja
  • Benachrichtigung an alle Administratoren = Ja
  • Mitarbeiter, für den die Fehlzeit eingetragen wird = Ja, Nachricht an den Mitarbeiter senden

Vorbereitung im Bereich "Urlaub und Fehlzeiten"

Schritt 1: Legen Sie nun fest, wie der Urlaubsantrag heißen soll.

Gehen Sie zu:

Verwaltung - Urlaub und Fehlzeiten - Kartenreiter Abwesenheitsgründe

Über der Tabelle mit den mit den Abwesenheitsgründen finden Sie den Befehl Neuen Abwesenheitsgrund erstellen. Wählen Sie diesen und füllen Sie das erscheinende Formular aus.

In der Liste mit den Abwesenheitsgründen sollte jetzt der neue Urlaubsantrag auftauchen.

Schritt 2: Suchen Sie in der Tabelle mit den Abwesenheitsgründen den Abwesenheitsgrund "Urlaub". Wählen Sie in der Zeile Ändern.

Überprüfen Sie, ob das Mindest-Nutzerrechte zum Verwalten von Fehlzeiten bei diesem Abwesenheitsgrund auf Administrator steht und speichern Sie.

Beantragung durch den Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann nun seinen Urlaub beantragen. Hierzu wählt der Mitarbeiter, der einen Urlaub beantragen möchte, folgendes:

Verwaltung - Urlaub und Fehlzeiten - Knopf "Neue Fehlzeit verbuchen"

Genehmigung oder Ablehnung durch den Administrator

Sobald ein Mitarbeiter einen Urlaub beantrag, erhält der Administrator eine Nachricht per E-Mail.

Diesen Urlaubsantrag können Administratoren nun genehmigen oder ablehnen. In der E-Mail ist praktischerweise gleich der Link zum passenden Formular untergebracht. Sie können dorthin aber auch selbst auf der Webseite navigieren.

Verwaltung - Urlaub und Fehlzeiten - Kartenreiter Fehlzeitenbuchungen .

In der dortigen Liste mit allen Abwesenheiten sind die beantragten Urlaube enthalten. Falls die Liste sehr lang und unübersichtlich ist, kann man mittels "Einträge Filtern" - Abwesenheitsgrund = Urlaub beantragt die Liste so filtern, dass nur noch die aktuellen Urlaubsanträge zu sehen sind.

So genehmigen Sie einen Urlaubsantrag

Klicken Sie in der Zeile eines Urlaubsantrags auf Ändern. Verändern Sie den Abwesenheitsgrund von Urlaub - beantragt auf Urlaub.

So lehen Sie einen Urlaubsantrag ab

Klicken Sie in der Zeile eines Urlaubsantrags auf Löschen.

Information des Mitarbeiters über Ihre Entscheidung

Der Mitarbeiter wird jeweils über Ihre Entscheidung per E-Mail informiert, falls für den Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse in LogMyTime hinterlegt ist.

Alle Mitarbeiter können sich jeweils auch über den Stand ihrer Fehlzeiten informieren unter Verwaltung - Urlaub und Fehlzeiten - Kartenreiter Fehlzeitenbuchungen.

Alternative zum Genehmigungsverfahren

Falls die Beantragung der Urlaube zu aufwendig ist, können Sie jederzeit wieder zu einem anderen Verfahren wechseln. Schalten Sie die Urlaubsanträge aus.

Geben Sie dazu auf der nachfolgenden Seite die Buchung des Abwesenheitsgrunds "Urlaub" wieder für alle Mitarbeiter frei und archivieren Sie den Abwesenheitsgrund "Urlaub - beantragt"

Verwaltung - Urlaub und Fehlzeiten - Kartenreiter Abwesenheitsgründe

Ihre Alternativen:

  • Standardverfahren in LogMyTime ist, dass der Urlaub abgesprochen wird (informell oder in einem Meeting) und die Mitarbeiter ihren Urlaub dann selbst eintragen. Der Administrator kontrolliert dies nur auf der Webseite von Zeit zu Zeit und reagiert nur bei Problemen. Vorteil ist, dass diese Methode recht wenig Zeit beansprucht.
  • Eine andere Alternative ist die Kontrolle per E-Mail - aber ohne Extra-Genehmigungsverfahren. Lassen Sie den Mitarbeiter den Urlaub selbst buchen. Stellen Sie in den Firmenweiten Einstellungen ein, dass Sie über eingetragene Urlaube per E-Mail informiert werden wollen. Filtern Sie diese E-Mails in einen Ordner oder setzen Sie ein Label. Sie können dann in regelmäßigen Abständen im E-Mail-Programm schauen, was die Mitarbeiter an Urlaubsplänen haben. Nur bei Bedarf müßen Sie tätig werden. Sind alle Urlaube so in Ordnung, müssen Sie nichts machen.