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Spesen

Spesen erfassen

LogMyTime erlaubt Ihnen, Spesen und Ausgaben zu erfassen und bequem auszuwerten. Die Werte können Sie dann bequem auswerten. Eine Beispielauswertung können Sie sich hier herunterladen.

Einmalige Vorbereitung: Spesen-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass die Spesen erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Spesen in Euro

Währung ändern

Sie können in LogMyTime Währung und Maßeinheit einstellen:

  • statt in Euro können Sie in Schweizer Franken (CHF), GBP und USD erfassen
  • statt Kilometer können Sie Meilen angeben.

Auf der Seite "Neues Zusatzfeld anlegen" finden Sie oben im blauen Info-Feld einen Link. Klicken Sie auf diesen Link. Wählen Sie im dann erscheinenden Formular einfach Ihre bevorzugte Währung und Maßeinheit aus.

Spesen genauer erfassen

Reicht Ihnen die Eingabe des reinen Euro-Betrags, dann sind Sie nun schon fertig mit dem Erstellen des Zusatzfeldes.

Sie können allerdings auch festhalten, welche Spesen erfasst wurden. Dazu legen Sie ein weiteres Zusatzfeld an, mit folgenden Einstellungen an:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Eintragen von neuen Zeiteinträgen>
Name " Spesenbeschreibung" > Datentyp "Freier Text"

Spesen erfassen

LogMyTime wird beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags nun auch nach den Spesen fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können den Wert einfach in das Formular eintragen. Das funktioniert natürlich sowohl über die LogMyTime Webseite, als auch über die LogMyTime App.

Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste.

Tipp: Falls Sie einmal nur die Spesen und keinen Arbeitszeit festhalten wollen, können Sie dazu einen Zeiteintrag mit einer Dauer von 0 und der Angabe des Zusatzfeldes Spesen anlegen. Dieser Eintrag wird in Auswertungen aufgelistet, wirkt sich aber nicht auf Ihre Gesamtarbeitszeit aus.

Spesen auswerten

Zeiteintragsverwaltung

Sie können sich alle Zeiteinträge mit Spesen auflisten lassen.

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

Verwaltung > Zeiteinträge.

Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Spesen größer 0 . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Daten erfasst wurden.

CSV-Export

Falls Sie die Daten weiterverarbeiten wollen, können Sie die Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.

In der exportierten Datei finden Sie jeweils auch das Zusatzfeld Spesen.

PDF-Auswertung

In den PDF-Auswertungen wird das Zusatzfeld ebenfalls angezeigt. So erscheint der Inhalt des Zusatzfeldes etwa in der Auswertung Stundenzettel detailliert.

Dabei können Sie die Anzeige des Zusatzfelds nach Bedarf ein- oder ausschalten.

Aufsummierbares Zusatzfeld

Da das Zusatzfeld aufsummierbar ist, wird im Tabellenkopf auch noch zusätzlich die aufsummierte Summe der Zusatzfeld-Einträge erscheinen.

Excel PowerPivot

Falls Sie PowerPivot nutzen, um die Daten aus LogMyTime direkt in Excel zu laden, können Sie nach dem als Zusatzfeld eingetragenen Wert filtern.

Spesenauswertung

Eine Spesen-Auswertung finden Sie unter: Auswertungen > Spesenauswertung

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.