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Import von LogMyTime Daten in Excel

Aus LogMyTime exportierte Zeiterfassungsdaten können Sie in Excel importieren und dort weiterverarbeiten. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie der Import verläuft.

Vorbereitung Schritt 1: Daten aus LogMyTime exportieren

Um die gewünschten Daten in Excel anzuzeigen führen Sie zwei Schritte durch. Den Export aus LogMyTime heraus und dann den Import in Excel (oder einer anderen Tabellenkalkulation ihrer Wahl).

In der Zeiteintrags-Verwaltung können Sie Zeiteinträge nicht nur nach Zeiteinträgen suchen, Zeiteinträge erstellen und bearbeiten. Sie können auch Zeiteinträge als CSV-Datei für die Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkullation (z.B. Excel) exportieren.

  • Filtern Sie nach genau den Daten, die Sie benötigen. Wählen Sie dazu den Link "Einträge filtern" und setzen Sie die gewünschten Einstellungen. LogMyTime zeigt dann nur Zeiteinträge an, die auf Ihre Auswahl zutreffen und wird auch nur diese Zeiteinträge exportieren. Klicken Sie auf "Suchen".
  • Die Liste mit den Zeiteinträgen erscheint nun. Überprüfen Sie, ob es wirklich die geforderten Daten sind.
  • Über der Liste der Zeiteinträge finden Sie den Link "Daten-Export". Wählen Sie diesen und speichern Sie die Datei ab.
CSV Export der Zeiteinträge

Vorbereitung Schritt 2: Daten in Excel importieren

Automatischer Import

  • Öffnen Sie die soeben exportierte Datei per Doppelklick in Excel.
  • Datei nun als .xlsx abspeichern. Bitte diesen Schritt nicht überspringen, er ist wichtig, damit alles funktioniert.

Zur Not bei Problemen: Manueller Import

Falls der automatische Import nicht funktioniert, ist auch ein manueller Import möglich.

  • Erstellen Sie eine neue Excel-Datei
  • Wählen Sie Daten > externe Daten abrufen > aus Text.
  • Wählen Sie die Datei mit den exportierten Daten.
  • Folgen Sie dem Textkonvertierungs-Assistenten.
  • ursprünglichen Dateityp: getrennt
  • Dateiursprung: "Windows (ANSI)" oder "Westeuropäisch ISO"
  • Trennzeichen sollte ein Semikolon sein

Hinweis: Je nach Excel-Version kann die genaue Bezeichnung der Menü-Befehle abweichen.

Typische Probleme beim Excel-Import

Falscher Datentyp

Excel versucht beim Import zu erkennen, um welche Art von Daten es sich handelt. Ziel dabei ist es, dass die importierten Daten dann gleich richtig formatiert in Excel dargestellt werden.

Leider klappt dies allerdings nicht immer. Es kann vorkommen, dass

  • das Datum nur in manchen Zeilen richtig erkannt wird
  • der Inhalt von Zusatzfeldern fehlterhaft als Datum formatiert ist
  • Umlaute falsch angezeigt werden.

Meist kann man diese Probleme lösen, indem man während des manuellen Exportvorgangs die richtigen Einstellungen trifft.

  • Wählen Sie beim Import in der Dateivorschau die Spalte an, deren Darstellung falsch ist. Wählen Sie dann unter Datenformat der Spalten das richtige Datenformat an. Ein Beispiel: Selektieren Sie die Spalte Startdatum und wählen Sie dann als Format Datum TMJ an.
  • Wählen Sie Dateiursprung: "Windows (ANSI)" oder"Westeuropäisch ISO"

Arbeiten mit Stunden und Minuten

Manchmal funktioniert das Erkennen und Aufsummieren von Dauerangaben einfach nicht richtig. LogMyTime gibt auch Industriezeiten als Dauerangabe aus. Falls das Rechnen mit den normalen Stundenangaben nicht klappt, können Sie einfach mit den Industriezeiten weiterrechnen. Dies ist am Anfang ungewohnt, klappt aber meist ohne Probleme. Hier erfahren Sie mehr überIndustriezeiten.

Weiterverarbeitung in Excel

Nun können Sie die Daten in Excel weiterverarbeiten. Achten Sie stets darauf, ob Sie mit normalen Stundenzeiten arbeiten oder mit Industriezeiten.

Für viele Analysen ist es hilfreich, eine Pivot-Tabelle in Excel anzulegen. Damit können dann zahlreiche Berechnungen durchgeführt und Statistiken erstellt werden.

Beispiele dazu mit Anleitung sind etwa die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter pro Arbeitstag oder die aufsummierte Stunden pro Kunde in einem Jahr gefiltert nicht abgeschlossenen Zeiteinträgen.