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Analyse von LogMyTime Daten in Excel: Gesamtzeit pro Kunde aller nicht abgeschlossenen Zeiteinträge im letzten Jahr

Analyse

Für den Abschluss des vergangenen Jahres benötige ich eine Liste wie viele Stunden nicht abgeschlossener Arbeitszeit jeder Kunde hat.

Vorbereitung Schritt 1: Daten aus LogMyTime exportieren

Um die gewünschten Daten in Excel anzuzeigen führen Sie zwei Schritte durch. Den Export aus LogMyTime heraus und dann den Import in Excel (oder einer anderen Tabellenkalkulation ihrer Wahl).

In der Zeiteintrags-Verwaltung können Sie Zeiteinträge nicht nur nach Zeiteinträgen suchen, Zeiteinträge erstellen und bearbeiten. Sie können auch Zeiteinträge als CSV-Datei für die Weiterverarbeitung in einer Tabellenkalkullation (z.B. Excel) exportieren.

  • Filtern Sie nach genau den Daten, die Sie benötigen. Wählen Sie dazu den Link "Einträge filtern" und setzen Sie die gewünschten Einstellungen. LogMyTime zeigt dann nur Zeiteinträge an, die auf Ihre Auswahl zutreffen und wird auch nur diese Zeiteinträge exportieren. In diesem Fall könnten Sie als Filter einstellen: Zeitraum = 'letztes Jahr' und weitere Filter - Abgeschlossen = 'nur nicht abgeschlossene Zeiteinträge'. Klicken Sie auf "Suchen".
  • Die Liste mit den Zeiteinträgen erscheint nun. Überprüfen Sie, ob es wirklich die geforderten Daten sind.
  • Über der Liste der Zeiteinträge finden Sie den Link "Daten-Export". Wählen Sie diesen und speichern Sie die Datei ab.
CSV Export der Zeiteinträge

Vorbereitung Schritt 2: Daten in Excel importieren

Automatischer Import

  • Öffnen Sie die soeben exportierte Datei per Doppelklick in Excel.
  • Datei nun als .xlsx abspeichern. Bitte diesen Schritt nicht überspringen, er ist wichtig, damit alles funktioniert.

Zur Not bei Problemen: Manueller Import

Falls der automatische Import nicht funktioniert, ist auch ein manueller Import möglich.

  • Erstellen Sie eine neue Excel-Datei
  • Wählen Sie Daten > externe Daten abrufen > aus Text.
  • Wählen Sie die Datei mit den exportierten Daten.
  • Folgen Sie dem Textkonvertierungs-Assistenten.
  • ursprünglichen Dateityp: getrennt
  • Dateiursprung: "Windows (ANSI)" oder "Westeuropäisch ISO"
  • Trennzeichen sollte ein Semikolon sein

Hinweis: Je nach Excel-Version kann die genaue Bezeichnung der Menü-Befehle abweichen.

Pivot-Tabelle erstellen

  • Markieren Sie nun die Zeilen mit den Zeiteinträgen un den Überschriften.
  • In Excel die Menü-Bar "Einfügen" wählen
  • "Pivot Tabelle" wählen.
  • Nun können Sie Analysen durchführen, indem Sie aus der PivotTable-Feldliste die einzelnen Felder zu "Zeilenbeschriftung" und "Werte" ziehen.

Achten Sie beim Erstellen der Pivot-Tabelle darauf, dass Sie beim Erstellen anwählen: Dem Datenmodel diese Daten hinzufügen.

Analyse durchführen

Nun wählen Sie folgende Einstellungen für die Pivot-Tabelle:

Zeiterfassung nicht abgeschlossene Tätigkeiten

Bereich:

  • Häkchen bei Kunde
  • Häkchen bei Dauer (Industriestunden)

Zeilen:

  • Hier sollte nun automatisch Kunde erscheinen. Falls es nicht automatisch erscheint, ziehen Sie das Wort aus Bereich dorthin.

Werte

  • Hier sollte nun automatisch Summe von Dauer (Industriestunden) erscheinen. Falls es nicht automatisch erscheint, ziehen Sie das Wort aus Bereich dorthin.

Pivot-Tabelle mit Werten

Excel sollte Ihnen nun eine Pivot-Tabelle präsentieren, in der die Werte passend aufsummiert sind.

Zeiterfassung nicht abgeschlossene Tätigkeiten

Excel-Beispieldatei

Eine Beispieldatei mit Testendaten können Sie hier herunterladen:

Beispiel

Anzeige der nicht abgeschlossenen Zeiteinträge pro Kunde

Um diese nicht abgeschlossenen Zeiteinträge anzuzeigen, können Sie in LogMyTime wieder die Zeiteintragsverwaltung nutzen. Filtern Sie dazu nach: Zeitraum: letztes Jahr, Kundenname, Abgeschlossen = nur nicht abgeschlossene Zeiteinträge. Bitte beachten Sie, dass LogMyTime die Werte in normaler Zeit ausgibt. Excel aber im Beispiel mit Industriestunden rechnet, also z.B. 1,2 Stunden Industriezeit = 1h 12 min.