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Stundenrahmen für Projekt in der Zeiterfassung

Stundenrahmen für Projekte

Bei Projekten können Sie die bislang angefallene Arbeitszeit mit den geplanten Sollstunden vergleichen, indem Sie einen "Stundenrahmen" vergeben.

Dabei können Sie diese Stundenbudgets entweder für das gesamte Projekt eintragen oder einzeln für jede Tätigkeit des Projektes. Zudem können Sie oder Ihre Mitarbeiter sich warnen lassen, wenn das Projekt sich dem Ende des Stundenrahmens nähert. Überbuchungen können Sie verbieten. Auch können Sie wählen, wer den Stundenrahmen einsehen darf.

Mögliche Arten von Stundenrahmen

Art des Stundenrahmens Beschreibung
Kein Stundenrahmen Falls Sie keinen Stundenrahmen benötigen, können Sie ihn ausschalten.
Ein Stundenrahmen pro Projekt Für jedes Projekt wird ein Gesamtstundenrahmen hinterlegt, der für alle Zeiteinträge des Projekts gilt - unabhängig von der gebuchten Tätigkeit.
Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes Für jede Tätigkeit eines Projektes wird ein Stundenrahmen hinterlegt. Die Summe der Stundenrahmen der Tätigkeiten eines Projektes ergibt den Stundenrahmen für das Projekt. (Link)

Dürfen Stundenrahmen überschritten werden?

Manchmal kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter einen Zeiteintrag hinzufügen möchte, durch den dann ein geplanter Stundenrahmen überschritten wird. Sie können in LogMyTime einstellen wie dann reagiert werden soll.

Verhalten bei Überschreitung des Stundenrahmens Beschreibung
Buchung möglich Falls ein Zeiteintrag zur Überschreitung eines Stundenrahmen führen würde, kann der Zeiteintrag angelegt werden. Falls gewünscht kann aber eine E-Mail Nachricht verschickt werden.
Buchung bis zu einem bestimmten Überschreitungslimit möglich Die Buchung eines Zeiteintrags ist zwar möglich, aber nur bis zu einem Überschreitungslimit, z.B. darf jeder Stunderahmen um maximal 15% überschritten werden.
Buchung für Nutzer mit erweiterten Rechten und Administratoren möglich Standardnutzer können keine Zeiteinträge buchen, die zu einer Überschreitung des Stundenrahmens führen würden, Nutzer mit erweiterten Rechten und Administratoren jedoch schon. Optional mit Überschreitungslimit kombinierbar.
Buchung für Administratoren möglich Standardnutzer und Nutzer mit erweiterten Rechten können keine Zeiteinträge buchen, die zu einer Überschreitung des Stundenrahmens führen würden, Administratoren jedoch schon. Optional mit Überschreitungslimit kombinierbar.
Keine Buchung möglich Es können keine Zeiteinträge angelegt werden, die zu einer Überschreitung des Stundenrahmens führen.

Stundenrahmen einrichten

Die Stundenrahmen-Funktion richten Sie in 2 Schritten ein.

Schritt 1: Schalten Sie in den Firmenweiten Einstellungen die Stundenrahmen-Funktion ein und setzen die gewünschten Optionen zur Sichtbarkeit, Überschreitung und Benachrichtigung.

Schritt 2: Hinterlegen Sie unter Verwaltung - Projekte für jedes Projekt jeweils den gewünschten Stundenrahmen.

Eine Anleitung beschreibt die Einrichtung des Stundenrahmens im Detail.

Falls Sie Stundenrahmen nicht für ein ganzes Projekt zuweisen möchten, sondern Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten eines Projektes wünschen, können Sie der Anleitung Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes folgen.

Stundenrahmen auswerten

Falls Sie die Einstellung "Stundenrahmen pro Projekt" nutzen, können Sie die Stundenrahmen sehen:

  • in der Projektauswertung
  • auf der Auswertungs-Übersichtsseite
  • in der Projekttabelle
  • im CSV-Export der Projekttabelle

Falls Sie die Einstellung "Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes" nutzen, können Sie zusätzlich die Stundenrahmen der einzelnen Tätigkeiten sehen:

  • in der Projektauswertung

Auf der Auswertungs-Hilfe-Seite werden alle Arten einen Stundenrahmen auszuwertengenau beschrieben.

Kontrolle der Einhaltung der Stundenrahmen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Einhaltung des Stundenrahmens zu kontrollieren.

Bei Mitarbeitern, die den Stundenrahmen sehen dürfen, erscheint ein Hinweis sobald ein Stundenrahmen bald ausgeschöpft ist. Dieser erscheint im "Zeit erfassen" Formular auf der Webseite. Je nach Art des Stundenrahmens erscheint der Hinweis neben der Projektauswahlbox oder Tätigkeitenauswahlbox.

In den Firmenweiten Einstellungen zu den Stundenbudgets können Sie wählen, was alles passieren soll, sobald der Stundenrahmen bald ausgeschöpft sein wird oder sogar überschritten ist:

  • Warnung per E-Mail bei Überschreitung des Stundenrahmens - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert und an wen die Warnung versandt wird.
  • Warnung auf der Webseite im Formular zum Zeit erfassen - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert die Warnung erscheint. In der App erscheint keine Warnung.
  • Buchung wird abgelehnt - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert die Buchung abgeleht wird

Der Hilfe-Artikel Benachrichtigung bei Überschreitung von Stundenrahmen erklärt diese Funktionen im Detail.

Häufige Fragen

Häufige Fragen der LogMyTime Benutzer zum Thema Stundenrahmen und unsere Antworten dazu finden Sie auf der FAQ-Seite zum Thema Stundenrahmen.