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Übernachtungspauschale

Übernachtungspauschale erfassen

Mitarbeiter können in der Zeiterfassung festhalten, an welchen Tagen eine Übernachtungspauschale angefallen ist.

Die erfassten Tage werden gezählt und können in einer praktische Übersicht zusammengefasst werden. Die Auswertung kann als PDF angezeigt werden oder auch in Excel geladen werden per CSV-Datei.

Um die Auswertung der Übernachtungspauschale-Tage noch einfacher zu machen, ist auch ein automatischer monatlicher oder wöchentlicher Versand per E-Mail möglich.

Indem Sie noch weitere Zusatzfelder anlegen, können Sie noch weitere Informationen festhalten wollen, wie z.B. die Hotelkosten oder den Übernachtungsort.

Einmalige Vorbereitung: Übernachtungspauschale-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass eine Übernachtung erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Erstellen von neuen Zeiteinträgen > Bezeichnung 'Übernachtungspauschale' + Datentyp 'Ja/Nein-Frage' + Auswahl von 'Anzahl der Tage zählen'

Übernachtungspauschale erfassen

LogMyTime wird beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags nun auch nach der Übernachtung fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können den Wert einfach in das Formular eintragen. Das funktioniert natürlich sowohl über die LogMyTime Webseite, als auch über die LogMyTime App.

Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste.

Tipp: Sie müssen nicht bei jedem Zeiteintrag des Tages ein Häkchen setzen. Um einen Übernachtungspauschale-Tag zu erfassen, genügt es, wenn ein einziger Zeiteintrag am Tag das Häkchen beim dem Auswahlfeld 'Übernachtungspauschale' hat.

Übernachtungspauschale-Tage auswerten

PDF-Auswertung Übernachtungspauschale

Eine Übernachtungspauschale-Auswertung finden Sie unter: Auswertungen > Übernachtungspauschale-Auswertung

Das besondere an der Auswertung: Werden an einem Tag mehrere Zeiteinträge mit dem Vermerk "Übernachtungspauschale" erstellt, dann wird der Tag für die Auswertung trotzdem nur einmal gezählt. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Zeiteinträge, sondern die Anzahl der Tage. Zeiteinträge, die über Mitternacht hinaus gehen, zählen dabei für den ersten Tag.

Angabe der Übernachtungspauschale-Tage im aufsummierten Stundenzettel

In der Auswertung "Stundenzettel aufsummiert" finden Sie bei jedem Zeiteintrag die Angabe, ob für den Tag das Feld Übernachtungspauschalegewählt wurde.

Automatischer Mailversand

Die PDF-Auswertung ist in Verbindung mit der Funktion Automatischer Mailversand sehr praktisch. Sie können so automatisch per E-Mail 1x pro Woche oder 1x pro Monat die Übernachtungspauschale-Tage an einen Empfänger (z.B. Administration, Lohnbuchhaltung, Rechnungsabteilung) senden. Je nach Wunsch als PDF oder als CSV.

Zeiteintragsverwaltung

Sie können sich alle Zeiteinträge mit Übernachtungspauschale auflisten lassen.

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

Verwaltung > Zeiteinträge.

Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Übernachtungspauschale-Wert ist 'ja' . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Übernachtungspauschale erfasst wurden.

CSV-Export

Falls Sie die Daten weiterverarbeiten wollen, können Sie die Übernachtungspauschale-Tage als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.

Dabei haben Sie 2 Möglichkeiten:

CSV-Export der PDF-Datei

Zeigen Sie die PDF-Auswertung an wie oben beschrieben. Wählen Sie dann über der Auswertung:
Weitere Aktionen > Als CSV-Datei exportieren

Wie in der PDF-Auswertung werden in dem Export die entsprechenden Tage aufsummiert.

CSV-Export der Zeiteinträge-Datei

Falls Sie die Rohdaten weiterverarbeiten wollen, können Sie die reinen Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren.

In der exportierten Datei finden Sie jeweils auch das Zusatzfeld Übernachtungspauschale.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.