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Übernachtung Hotel Zeiterfassung

Übernachtungen erfassen

Mit LogMyTime können Sie Übernachtungen im Außendienst erfassen. Dabei können Sie genau einstellen, was Sie festhalten wollen:

  • Übernachtungskosten
  • Übernachtungsort
  • Anzahl der Übernachtungen

Falls es Ihnen nur ausreicht festzuhalten, dass eine Übernachtung stattfand und Sie keine weiteren Details benötigen, dann können Sie der einfacheren Anleitung zur Übernachtungspauschale folgen.

Einmalige Vorbereitung: Zusatzfelder anlegen

Entscheiden Sie zunächst, welche Informationen zur Übernachtung Sie in LogMyTime festhalten wollen. Legen Sie dann einmalig das entsprechende Zusatzfeld an. Sie können auch mehrere Informationen festhalten, z.B. Übernachtungskosten und Übernachtungsort.

Einmalige Vorbereitung: Übernachtungkosten-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass die Übernachtungskosten erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Erstellen von neuen Zeiteinträgen > Bezeichnung 'Übernachtungskosten' + Datentyp 'Ganze Zahl mit bis zu zwei Nachkommastellen' + 'Dieses Zusatzfeld soll in Auswertungen aufsummiert werden'

Einmalige Vorbereitung: Übernachtungsort-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass der Übernachtungsort erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Erstellen von neuen Zeiteinträgen > Bezeichnung 'Übernachtungsort' + Datentyp 'Freier Text'

Einmalige Vorbereitung: Übernachtungspauschale-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass eine Übernachtung erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Übernachtungspauschale

Übernachtungen erfassen

Sobald Sie das gewünschte Zusatzfeld angelegt haben, wird LogMyTime nun jedes Mal beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags auch nach der Übernachtung fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können diese einfach in das Formular eintragen.

Halten Sie fest, dass eine Übernachtung stattgefunden hat und tragen Sie den Preis der Übernachtung und den Übernachtungsort ein.

Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste:

Tipp: Falls Sie einmal nur die Übernachtung und keinen Arbeitszeit festhalten wollen, können Sie dazu einen Zeiteintrag mit einer Dauer von 0 und der Angabe für die Übernachtung anlegen. Dieser Eintrag wird in Auswertungen aufgelistet, wirkt sich aber nicht auf Ihre Gesamtarbeitszeit aus.

Übernachtungen auswerten

Eigene Übernachtungs-Auswertung als PDF

Für aufsummierbaren Zusatzfelder wie die Übernachtungskosten oder die Anzahl der Übernachtungen gibt es jeweils eine eigene Auswertung.

Sobald Sie die Übernachtungskosten oder die Anzahl der Übernachtungen als neue Zusatzfelder eingerichtet haben, steht Ihnen diese als neuer Report zur Verfügung.

Sie finden die Auswertung unter: Auswertungen > Übernachtungen (oder dem von Ihnen gewählten Namen des Zusatzfeldes)

Tipp: Diese Auswertung kann auch automatisch per E-Mail mit der Funktion automatischer Mailversand verschickt werden.

Standardauswertungen als PDF

In den Standardauswertungen erscheinen die Informationen zur Übernachtung nun ebenfalls. In folgenden Auswertungen finden Sie diese:

  • Kundenauswertung
  • Projektauswertung
  • Stundenzettel detailliert

Zeiteintragsverwaltung

Sie können sich alle Zeiteinträge mit Übernachtungen auflisten lassen.

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

Verwaltung > Zeiteinträge.

Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Übernachtungskosten größer 0 bzw. Name des Übernachtungsorts . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Übernachtungen erfasst wurden.

CSV-Export

Falls Sie die Daten weiterverarbeiten wollen, können Sie die Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.

In der exportierten Datei finden Sie jeweils auch das Zusatzfeld Übernachtungspauschale.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.