Zeiterfassung bei Dienstreise: Kosten oder Nutzen?

Geben Sie f�r die Zeiterfassung auf Dienstreisen zuviel Geld aus? Es ist eine Frage, die gerade heute in Zeiten der Wirtschaftskrise gestellt wird. Denn nun sitzt das Geld nicht mehr so locker, es wird auf jeden Cent geschaut. Und so manch ein Chef fragt sich ob die Ausgaben f�r die Zeiterfassung bei Dienstreise nicht eingespart, oder zumindest verringert werden k�nnte. Denn es gibt ja mehrere M�glichkeiten die Zeiterfassung bei Dienstreise von seinen Mitarbeitern durchf�hren zu lassen. Die auf den ersten Blick kosteng�nstigste Methode ist, den Mitarbeiter seine Zeiterfassung bei Dienstreise mittels Papier und Stift machen zu lassen. Also der altbekannte Stundenzettel der schon seit vielen Jahren existiert. Auf den ersten Blick spart man dadurch wirklich, denn das einzige was ben�tigt wird ist, wie gesagt, Papier und Stift. Aber diese Methode ist nicht so preiswert wie man denkt.

Die Kosten entstehen n�mlich sp�ter, bei der Auswertung der Daten. Denn nach der Dienstreise muss sich der Mitarbeiter oder eine Sachbearbeiterin der Notizen annehmen, sie sortieren, katalogisieren und auswerten. Dies ist mit einem relativ gro�en Zeitaufwand verbunden. Und dabei ist noch nicht einmal ber�cksichtigt was passiert, wenn Probleme auftreten. Was ist beispielsweise wenn ein Zettel verloren geht oder der Mitarbeiter so unleserlich schreibt das die Sachbearbeiterin st�ndig nachfragen muss? Auch das kostet alles viel Zeit und somit auch Geld. Die Zeiterfassung bei Dienstreise mittels handschriftlicher Stundenzettel kommt also doch teurer als gedacht.

Eine weitere M�glichkeit der Zeiterfassung unterwegs w�re die Erfassung der Stundenzettel mittels Excel. Hier liegen die Daten im elektronischen Format vor, lassen sich somit also leichter bearbeiten. Aber hier sind nun tiefere Excel-Kenntnisse der Sachbearbeiterin gefordert, will Sie die Daten m�glichst effektiv auswerten.

Da ist die dritte Methode zur Zeiterfassung bei Dienstreise viel einfacher und effektiver. N�mlich die Erfassung der Daten mittels einer Software zur Zeiterfassung. Diese Software wurde eigens auf diese Aufgabe zugeschnitten und ist somit die passgenaueste L�sung des Problems. Die ben�tigten Daten kann der Mitarbeiter in eine eigens daf�r designte Oberfl�che eingeben. Hierbei werden alle f�r die sp�tere Analyse relevanten Daten abgefragt. Sobald der Mitarbeiter die Daten eingegeben und gespeichert hat werden diese zentral auf dem Sever gespeichert und sind jederzeit und �berall auf der Welt via Internet verf�gbar. Sie als F�hungskraft k�nnen also die vorhandenen Daten schon auswerten w�hrend der Mitarbeiter noch unterwegs ist. Dies alles geschieht innerhalb weniger Sekunden und ist mittels einiger weniger Klicks realisiert. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, Sie habe auch die ben�tigten Daten immer zur Hand. Und das ist doch auch bares Geld wert.

 

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